Módulos 1, 5, 6, 7 y 9

En general las opciones tienen en un primer plano un resumen agrupado por mes. Estas pueden ordenarse por el usuario y pueden ubicar la ocurrencia de un texto dado. A partir de ahí accede a sus funciones particulares. Los reportes tienen vista previa, salvo aquellos procesados por lotes. En la mayoría de los registros puede consultarse el asiento contable que irá al comprobante. El manejo de la tasa del dólar es autónomo, dependiendo solo de la fecha de la operación.

El proyecto es joven y puede presentar cambios con frecuencia, se monitorea constantemente y se registran los problemas para darles pronta solución.

El sistema tiene todos los módulos integrados, esto significa que no hay transcripción de información, sino registro de eventos. Cada proceso emite el comprobante pertinente que luego puede ser replicado por un usuario con acceso otorgado.

La pantalla principal muestra: Las opciones del menú. Una vista rápida a datos clave, como la salud de las cobranzas y el movimiento de los últimos 12 meses. Un comparativo del último semestre de los avisos de cobro, incluyendo el del mes en curso. Los gastos vs. el fondo de reserva. El estado de los bienes comunes y los gastos por área. Cada punto con gráficos de fácil interpretación. Además, consta de recordatorios de tareas pendientes y avisa si hay mensajes nuevos.

Inicialmente el menú dispondrá de y tendrá acceso a los siguientes módulos:

UNIDADES Y USUARIOS

Este es un módulo de mantenimiento. Vital, pero de poco uso. Dirigido a los administradores del condominio y a la aplicación.

Unidades

Fichas contentivas de la información de cada unidad, que sirve de referencia, y determina el tratamiento y condiciones bajo las cuales operará el sistema. Cuenta con control de estatus legal, su alícuota y condiciones, tales como: si es habitada, en alquiler o en venta. Está ligada a un propietario y a los datos del registro. Tiene una referencia bajo la cual se regirán las consultas. La información invariable de estas fichas viene precargada.

Propietarios

Datos básicos y designación de accesos como administrador del sistema, tesorero y/o custodio de datos. Está organizado, como todos los códigos del sistema, por un código que corresponde a la parte numérica del RIF.

Residentes

Cada propietario registra sus residentes, ya sea cónyuge, hijo, etc. Esta información está prevista para el control de accesos que, como tantos otros proyectos, se pretenden implementar. Algunos son elegibles para la junta de condominio.

Junta de condominio

A manera de referencia y como variable para los formatos de cartas.

Accesos por usuario

Aparte de los accesos especiales mencionados, puede señalar a qué opciones del menú puede o no acceder cada persona.

Accesos por ventana

Consulta por opción y privilegios.

Tipos de unidades

Son valores fijos que determinarían el tratamiento de las unidades.

Tipos de usuario

Son valores fijos que determinarían el tratamiento de los usuarios.

ADMINISTRACIÓN

Operaciones y consultas cotidianas para uso de propietarios, inquilinos y personal administrativo.

Reporte de pago

Los propietarios y/o inquilinos pueden notificar su pago por medio de esta opción. Esto facilita la verificación y registro del cobro.

Fondos

Como en muchas otras opciones se pueden ver, tanto en bolívares como en dólares, el movimiento mensual de las cuentas de fondos, ya sea en general o por separado. Puede cambiar un comprobante de una cuenta a otra o registrar un traslado de fondos.

Avisos de cobro

Aquí se seleccionan o fraccionan los gastos a recuperar. Se puede gestionar un fondo para gastos especiales, tiene el total por unidad y puede emitir el aviso, el cual se contabiliza y envía por email. El registro de cobranza es solo para usuarios con privilegio de administrador.

Cobranzas

A partir de una lista de todas las unidades se ven los reportes pendientes por procesar. Luego, registra el pago. Al procesar, el propietario o inquilino recibirá el comprobante por email.

Pagos

Selecciona un beneficiario y una provisión de fondos. Registra los datos y el sistema se encarga de los anticipos y retenciones. El recibo de pago, así como el comprobante de retención —si es el caso— se le envían automáticamente al beneficiario. Así de simple. El registro de pagos es solo para usuarios con privilegio de administrador.

Anticipos

Es un pago sin soporte. Al registrar el soporte, el sistema se lo recordará al usuario. Se contabiliza como una acreencia. El registro de anticipos es solo para usuarios con privilegio de administrador.

 

Retenciones de impuesto sobre la renta

Consulta y paga los pasivos por ese concepto.

Cierre mensual

El sistema se bloquea cuando termina un mes. Si no ha emitido el aviso de cobro debe hacerlo en ese momento. Luego, hay que hacer un cierre. Este genera las provisiones laborales, los aportes patronales, la depreciación de los bienes comunes y genera un nuevo número de aviso de cobro. Es tan solo dar la orden de proceso.

Libro de Diario y Mayor

También incluye el libro de inventario. Los tres se imprimen en hojas foliadas y selladas por el SENIAT.

Libros de IVA

Como formalidad hay que presentar mensualmente una relación de compras y mandarla a sellar en el SENIAT. Aquí se puede verificar la información que tenga problemas, para corregirla e imprimir la relación.

Beneficiarios

Se refiere a las fichas de aquellos a quienes se les va a realizar un pago. Aparte de la información estándar, aquí se definen los conceptos de acuerdo con lo descrito en la ficha de movimiento que se escoja. Tiene un link para un sitio oficial donde consultar sus condiciones. Se recomienda su acceso solo al custodio de datos.

Fichas de movimiento

Vienen precargadas una gran cantidad. Aquí simplemente se relacionan la tabla de retenciones del ISLR y el plan de cuentas. Debe tener una lógica que el sistema no valida, por lo que esta opción debe estar bajo el control o supervisión del contador.

Conciliación de egresos

Con el fin de revisar que todos los pagos del mes tengan su soporte, esta opción es de gran ayuda. Coteja los soportes contra las opciones en pantalla e indica cuántos le faltan. Si esta opción la accede alguien diferente a quienes hacen cobros y pagos tiene un nivel extra de seguridad.

Tasas de cambio

Un histórico del precio del dólar a tasa BCV. Se actualiza a diario automáticamente.

RECURSOS HUMANOS

Fichas de personal

Datos de trabajadores internos (con obligaciones laborales) y externos. Los cargos y parámetros esenciales.

Control de asistencia

Como único parámetro de uso frecuente para la elaboración de la nómina, aquí se registra el horario de los trabajadores internos, y se definen las faltas y las horas extras.

Nómina quincenal

Elabora el pago de personal interno secuencialmente, dos veces al mes. Basado en las A/Dos, control de asistencia y los días feriados.

 

Adelantos de prestaciones y préstamos

De un monto dado se cubre primero con el 75% del acumulado de prestaciones sociales, el resto pasa a cuentas por cobrar. Al registrar el cobro es a la inversa, primero se consume el saldo del préstamo y luego se abona al fondo de prestaciones.

Liquidación de intereses sobre prestaciones sociales

En junio cuando, al estar distanciado el pago de utilidades, los trabajadores agradecen ese dinero. Se procesa individualmente con los datos del pago. Pago automatizado.

Liquidación de utilidades

En la configuración se definen la cantidad de meses de utilidades y el mes de pago. Esta obligación se va acumulando durante al año, y una vez cancelada, se corrige el gasto y se elimina el compromiso. Pago automatizado.

Liquidación de vacaciones

Se registra la fecha de salida para el libro, el control de la nómina y la asistencia. Pago automatizado.

Liquidación definitiva

Este pago no está automatizado y solo tiene un comprobante de egreso común. Se muestran los pasivos acumulados y el usuario, al dar el monto, cuadra de tal manera que las cuentas relacionadas queden en cero.

Libro de vacaciones

Datos para complementar el libro de acuerdo a los eventos reportados al sistema.

Tabla de salarios

Por cada trabajador interno es necesaria la historia de sus ingresos, para poder calcular las obligaciones laborales. Aquí se registran y se visualiza.

Conciliación de expedientes

Cada trabajador interno debe tener un expediente con, entre otros recaudos, los pagos realizados. Aquí puede marcar los que ya tiene archivados de manera de mantener esta carpeta actualizada.

Cálculos

Es el corazón del módulo de RRHH. Aquí se puede ver con detalle las variables y resultados, mes a mes, que conforman las obligaciones de cada trabajador.

Asignaciones y deducciones

De manera flexible, se puede personalizar la nómina definiendo las fórmulas y ocasiones en las que se quieren incluir algunos renglones. También se puede trabajar el orden, de tal manera que se pueda obtener resultados parciales a los que aplicar algún tratamiento. Cuenta con un simulador y las variables necesarias para obtener el resultado que se necesite. Viene cargado con las A/Dos esenciales.

Tabla de días feriados

Para efectos del pago de horas extras.

 

Parámetros para pagos

Aun cuando está especificado en la ley, cada pago puede estar basado en sueldo básico, que incluya o no otras A/Dos, si se descuenta seguro social… ello se puede parametrizar aquí.

GESTIÓN Y FINANZAS

Estados financieros

Basado en la información de los cierres de mes, a la fecha de cada cierre tiene: balance general, estado de resultados, balance de comprobación en varios niveles, en bolívares y en dólares y una sección de “datos” para que personal técnico ubique algún número que necesite verificar.

Asientos

Delicado pero necesario, esta opción permite crear, alterar o eliminar un comprobante. Se recomienda su acceso solo al tesorero. Aun cuando es sumamente improbable, también resaltan aquí los comprobantes “dañados” o descuadrados.

Movimiento de cuentas

Consulta por beneficiario o cuenta y lapso.

Plan de cuentas

La estructura de las cuentas donde se asientan los comprobantes tiene cinco niveles y es permanente. Solo en el quinto hay movimientos, pero en cada nivel superior hay acumulados que permiten, como en el aviso de cobro, tener una visión tan resumida como de 6 líneas. Algunas cuentas de nivel 4 se complementan automáticamente con el código de beneficiarios, personal, propietarios o el conjunto, según sea el caso. Entre otras muchas ventajas de usar un plan común está la consolidación; a los efectos de las empresas de administración, estas pueden agrupar conjuntos para propósitos estadísticos y obtener inteligencia a fin de dar orientación a su cliente en la toma de decisiones. Están designadas las que se manejan en moneda extranjera, lo que debe aparecer en los libros de IVA, depreciable, amortizable, relacionada con la tabla de retenciones.

Cuenta con una caja chica y una caja principal. Cada una con versión en bolívares y dólares.

Aquí también se registran las cuentas bancarias.

Tabla de retenciones

Tabla del régimen de retenciones del impuesto sobre la renta.

Tablas varias

Valores variables para el funcionamiento de la aplicación. Estos son cargados automáticamente. Intereses sobre prestaciones sociales, salario mínimo, tasa activa BCV, unidad tributaria, IVA e INPC.

Conciliación bancaria

Realmente, a falta de operaciones diferidas (cheques), es una revisión sencilla. De nuevo, una lista de las operaciones que deben aparecer en el estado de cuenta bancario se coteja y marca. A partir del saldo anterior del sistema y el final del estado de cuenta se puede notar qué sobra y qué falta. Se recomienda el acceso a esta opción a alguien diferente al que realiza cobros y pagos, por obvias razones.

Cierre anual

Abre un nuevo periodo fiscal. Reinicia las cuentas nominales.

UTILIDADES Y SISTEMA

Este módulo contiene funciones para mantenimiento y herramientas.

Emergencia

Esta opción envía una señal de alerta a todos los usuarios conectados al sistema. Solo puede ser cancelada por el usuario que la emitió.

Documentos

Aquí están disponibles documentos, tales como: registro del condominio y reglamento. Aunque el espacio que ocupan estos registros es significativo y suele estar restringido, se pide discreción. La información viaja por Internet y se almacena en un servidor con una capacidad finita.

Mantenimiento de información

En ocasiones, cuando se trabaja con muchas interrupciones en el servicio eléctrico y/o de comunicaciones, se “disloca” la información. Es una herramienta para resolver posibles daños en primera instancia. El sistema almacena localmente y sincroniza información, esa sincronización puede restaurarse aquí. Otra función es la reiniciar las unidades pasadas al departamento legal.

Respaldo

La suscripción provee una herramienta para procesar la información; no es responsable de ella. El respaldo crea un archivo en una unidad removible que se puede recuperar ante cualquier eventualidad.

Recuperación

Reemplaza la información del sistema por una contenida en una unidad de respaldo.

Mi aplicación

Contiene: El logo, nombre y código del condominio. El nombre, código, participación y perfil del usuario. Versión y cuándo se conectó por última vez.

Mi código QR

Entre los planes está el control de las entradas, a través de códigos QR. Esto permite no solo abrir puertas, sino tener un registro de tránsito. Se puede dar y restringir acceso de manera inmediata, establecer lapsos de acceso… y, en su momento, otros beneficios que puedan obtenerse.

Reinicio

La información local del sistema vuelve a su versión original.

Configuración

Aparte de la información precargada de acuerdo a la información suministrada, se puede actualizar: 

• Porcentaje de impuesto a las transacciones financieras
• Porcentaje de fondo de reserva y, si se desea, los pagos automáticamente en el aviso de cobro
• Meses de utilidades y mes de pago
• Horarios de trabajo
• Envío automático de documentos
• Días de vencimiento para pasar a legal

Créditos

Mención de quiénes han aportado al diseño y desarrollo del sistema.

Estatus general

Información general del condominio. Opción en desarrollo.